Το εργαλείο Autoresponders στο cPanel σάς επιτρέπει να ορίζετε αυτόματες απαντήσεις σε εισερχόμενα μηνύματα για συγκεκριμένες διευθύνσεις email. Χρήσιμο για περιόδους άδειας, ωράριο εκτός λειτουργίας, ενημερώσεις διαθεσιμότητας ή αυτοματοποιημένα μηνύματα υποστήριξης. Όταν ενεργοποιήσετε έναν autoresponder, τα μηνύματα εξακολουθούν να παραδίδονται κανονικά στο inbox του χρήστη.
Πού βρίσκεται το Autoresponder
cPanel → Email → Autoresponders.
Επιλέγετε domain από το μενού Managing (επάνω δεξιά) για να δείτε ή να διαχειριστείτε τους autoresponders που ισχύουν γι’ αυτό το domain.
Τι υποστηρίζει ο Autoresponder
-
Αυτόματες απαντήσεις ανά διεύθυνση email, με προαιρετική χρονική περίοδο ισχύος (start/stop).
-
Περιορισμό συχνότητας απάντησης στον ίδιο αποστολέα μέσω του πεδίου Interval, ώστε να μην λαμβάνει πολλαπλές αυτόματες απαντήσεις.
-
Ορισμό γλώσσας/χαρτογράφησης χαρακτήρων (charset, προεπιλογή utf-8), θέμα, σώμα μηνύματος και επιλογή HTML.
-
Χρήση ειδικών μεταβλητών στο σώμα μηνύματος, όπως %subject%, %from%, %email%.
Σημείωση: Ένας μόνο autoresponder επιτρέπεται ανά διεύθυνση email. Αν προσπαθήσετε να δημιουργήσετε δεύτερο για την ίδια διεύθυνση, θα εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος.
Δημιουργία autoresponder βήμα προς βήμα
-
Πατήστε Add Autoresponder.
-
Character Set: κρατήστε utf-8, εκτός αν υπάρχει ειδικός λόγος.
-
Interval (ώρες): καθορίστε τον ελάχιστο χρόνο μεταξύ δύο αυτόματων απαντήσεων προς τον ίδιο αποστολέα. Τιμή 24 σημαίνει μία απάντηση ανά ημέρα ανά αποστολέα. Τιμή 0 απαντά σε κάθε μήνυμα από τον ίδιο αποστολέα.
-
Email: η διεύθυνση στην οποία εφαρμόζεται ο autoresponder. Ένας ανά διεύθυνση.
-
From: το εμφανιζόμενο όνομα αποστολέα του auto-reply.
-
Subject: το θέμα της αυτόματης απάντησης.
-
HTML: ενεργοποιήστε το μόνο αν το σώμα περιέχει HTML.
-
Body: το μήνυμα που θα σταλεί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε %subject%, %from%, %email%.
-
Start: Immediately ή Custom. Η ώρα βασίζεται στη συσκευή του χρήστη και μετατρέπεται εσωτερικά σε GMT.
-
Stop: Never ή Custom, με ώρα μεταγενέστερη του Start.
-
Create: αποθήκευση και ενεργοποίηση.
Διαχείριση υπαρχόντων autoresponders
Στον πίνακα Current Autoresponders:
• Edit για αλλαγές και Modify για αποθήκευση.
• Delete Autoresponder για οριστική αφαίρεση.
Χρήσιμη λεπτομέρεια: οι χρήστη-ορισμένοι autoresponders αγνοούν μηνύματα που το Spam Filters feature βαθμολογεί με score 5 ή υψηλότερο.
Ρύθμιση autoresponder μέσα από Webmail
Μπορείτε να προσθέσετε autoresponder και από Webmail:
-
Συνδεθείτε στο https://το-domain-σας:2096.
-
Από το μενού με τη διεύθυνση email (επάνω δεξιά), επιλέξτε Autoresponders.
-
Ακολουθήστε τα ίδια βήματα δημιουργίας.
Σημαντικό: στο Webmail δεν μπορείτε να προσθέσετε autoresponder για τον default email account.
Παραδείγματα έτοιμων μηνυμάτων
Παράδειγμα άδειας
Θέμα: Εκτός γραφείου έως 12/09
Μήνυμα: Ευχαριστώ για το μήνυμά σας. Βρίσκομαι εκτός γραφείου έως 12/09 και θα απαντήσω με την επιστροφή μου. Για επείγοντα ζητήματα, καλέστε στο 210-0000000 ή γράψτε στο support@domain.gr.
Παράδειγμα εκτός ωραρίου
Θέμα: Ωράριο υποστήριξης
Μήνυμα: Λαμβάνουμε το αίτημά σας. Η υποστήριξη λειτουργεί Δευτέρα-Παρασκευή 09:00-18:00. Θα σας απαντήσουμε στο πρώτο διαθέσιμο ωράριο.
Παράδειγμα παραλαβής αιτήματος
Θέμα: Παραλάβαμε το μήνυμά σας
Μήνυμα: Το αίτημά σας καταχωρήθηκε. Κωδικός αναφοράς: %subject%. Θα επικοινωνήσουμε σύντομα.
Βέλτιστες πρακτικές
-
Ορίστε λογικό Interval (π.χ. 12–24 ώρες) για να αποφεύγετε πλημμύρα απαντήσεων στον ίδιο αποστολέα.
-
Χρησιμοποιήστε καθαρό, σύντομο κείμενο. Αποφύγετε μεγάλα συνημμένα και βαρύ HTML.
-
Μη στέλνετε autoresponder σε mailing lists ή no-reply διευθύνσεις.
-
Ορίστε σαφή περίοδο Start/Stop και αναφέρετε εναλλακτικό τρόπο επικοινωνίας.
-
Ελέγξτε μετά την ενεργοποίηση ότι το μήνυμα φτάνει σωστά σε δοκιμαστική διεύθυνση εκτός του δικού σας domain.
-
Αν χρησιμοποιείτε φίλτρα αντι-spam, θυμηθείτε ότι μηνύματα με υψηλό spam score μπορεί να μη λάβουν αυτόματη απάντηση.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Δεν στέλνεται η αυτόματη απάντηση
• Ελέγξτε ότι ο autoresponder είναι ενεργός τώρα (Start/Stop).
• Δείτε το Interval: αν ο ίδιος αποστολέας έστειλε μέσα στο χρονικό όριο, δεν θα λάβει νέο auto-reply.
• Αν το μήνυμα αξιολογείται με υψηλό spam score, ο autoresponder μπορεί να το αγνοήσει.
Λαμβάνω πολλές αυτόματες απαντήσεις από αλληλογραφία μεταξύ συστημάτων
• Αυξήστε το Interval.
• Εξαιρέστε διευθύνσεις συστημάτων και λίστες διανομής από τις αποστολές σας.
Δεν βρίσκω την επιλογή Autoresponders στο Webmail
• Η λειτουργία υπάρχει για μη-default λογαριασμούς email. Για τον default account, χρησιμοποιήστε το cPanel.
Σημειώσεις για πελάτες Konet
• Για τυχαίες διαγραφές ή δοκιμές, μπορείτε να επαναφέρετε συγκεκριμένους φακέλους του mailbox μέσω JetBackup με ιστορικό έως 3 μήνες (cPanel → JetBackup).
• Αν παρατηρήσετε ασυνήθιστες αυτόματες απαντήσεις ή ύποπτη δραστηριότητα, ζητήστε από την Υποστήριξη πλήρη έλεγχο λογαριασμού με Imunify360.
• Αν χρησιμοποιείτε εξωτερικούς παρόχους email, βεβαιωθείτε ότι το Email Routing και τα MX είναι σωστά ρυθμισμένα ώστε να παραδίδεται η αλληλογραφία εκεί που πρέπει.
Χρειάζεστε βοήθεια;
Αν χρειάζεστε καθοδήγηση στη σύνταξη κατάλληλου μηνύματος ή σε ειδικά σενάρια (πολυγλωσσικά auto-replies, ωράρια ανά ζώνη ώρας, ενοποίηση με ticketing), ανοίξτε αίτημα στην Περιοχή Πελατών της Konet και θα το ρυθμίσουμε μαζί.
